Privacyverklaring

Asendo hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij jou heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Ons algemeen uitgangspunt is dat alleen die gegevens worden verwerkt die nodig zijn, we zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met de gegevens en ons houden aan wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is belangrijk voor onze cliënten, websitebezoekers en/of bij de organisatie betrokkenen.

Deze privacyverklaring is binnen onze organisatie het uitgangspunt voor ons privacybeleid.

Inleiding

Asendo vindt het belangrijk om zeer zorgvuldig omgaan met privacy. Binnen Asendo worden gegevens van personen verkregen opgeslagen, want Asendo kan niet functioneren zonder deze gegevens. Asendo wil betrouwbaar, professioneel en verantwoord omgaan met deze (persoons-) gegevens en zich houden aan de regels voor privacy en persoonsgegevens zoals geregeld in de wet en regelgeving. Van groot belang is en blijft het bewustzijn om zeer zorgvuldig om te gaan met gegevens of data! De voornaamste redenen zijn met name de bescherming van persoons- en privacygegevens en voorkoming van datalekken.
Iedereen heeft recht op eerbiediging en bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer en een zorgvuldige omgang met zijn persoonsgegevens. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

• Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) – 1, vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming – 2

1 http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/2017-03-10 
2 https://www.internetconsultatie.nl/uitvoeringswetavg 

Uitgangspunten
Asendo gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Asendo houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

• Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
• Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• Grondslag en doelbinding

Asendo zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Dataminimalisatie: Asendo verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Asendo streeft daarbij naar minimale gegevensverwerking.

Bewaartermijn
Gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk verplicht is. Het bewaren van persoonsgegevens is nodig zijn om taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Integriteit en vertrouwelijkheid: Asendo gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Asendo voor passende beveiliging van de gegevens.

Delen met derden
In het geval van samenwerking met derden, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Asendo afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en vinden plaats op basis van een Verwerkersovereenkomst. Daarbij houdt Asendo rekening met de volgende aspecten:

• Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken burger zoveel mogelijk beperkt. Dit wordt subsidiariteit genoemd.
• De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel. Dit wordt proportionaliteit genoemd.

Rechten
De gemeente honoreert alle rechten van betrokkenen.
Dit privacy beleid treedt in werking na vaststelling door het college van burgemeesters en wethouders. Het beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid komen beschikbaar op de website van Asendo.

Aldus vastgesteld door het Bestuur van Asendo 16-05-2018.

Privacyreglement

In dit reglement laat Asendo zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen u en Asendo.

Asendo heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Asendo is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van uw persoonsgegevens. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities
   Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland.
   
   Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet.
   
   De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

• Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
• Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
• Persoonsgegevens: Alle gegevens die Asendo nodig heeft om haar werkzaamheden volgens de wet uit te kunnen voeren:

Naam cliënt en ouders/verzorgers Adres ouders/verzorgers Geboortedatum Telefoonnummer ouders/verzorgers E-mailadres ouders/verzorgers	Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie.
Burgerservicenummer (BSN)	Dit is nodig voor de uitwisseling tussen instanties en organisaties die ook betrokken zijn bij uw zorg.
Nummer (kopie) identiteitsbewijs	We registeren type en nummer om te bewijzen dat we uw identiteit hebben vastgesteld.
School/dagbesteding	Deze gegevens worden gebruikt voor praktische uitvoering van de werkzaamheden van medewerkers.
Diagnostische verslagen (gezondheidsgegevens)	We slaan uw diagnostische verslagen op in Qurentis. Alleen medewerkers die betrokken zijn bij uw zorg en behandeling mogen deze gegevens gebruiken. Voor ieder ander gebruik hebben we nadrukkelijk uw toestemming nodig. U hebt recht op inzage van uw dossier en we stellen dat vanaf mei beschikbaar via het systeem JOEP.
Video(beelden) als toezicht	Alleen als het een meerwaarde heeft, zetten we camera’s in om toezicht te houden. De beelden zijn alleen op het moment zichtbaar, we slaan ze niet op.
Foto’s en videobeelden voor pr-doeleinden	Als we foto’s of film van u willen gebruiken voor publicatie vragen we daarvoor altijd toestemming en leggen we precies vast waarvoor we het beeld gebruiken.

• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA). Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte
   Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.
   
3. Verantwoordelijke
   De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W) en de Raad.
   
4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
   De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel dient uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd te zijn en gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.

In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

5. Transparantie en communicatie
   Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG). Asendo informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens via haar website en via haar zorgovereenkomst.
   De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat Asendo persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze zijn ontvangen, alvorens voor de eerste keer te worden verwerkt.

Verwijdering
Asendo bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken zoals vastgelegd in o.a. de Jeugdwet.
Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG). De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan Asendo te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Asendo zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Asendo heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is.

Binnen vier weken zal Asendo laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Aan de hand van een verzoek zal de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen
   Profilering (Artikel 22, AVG)
   Asendo maakt geen gebruik van profilering en is volgens de AVG ook het niet toegestaan.
7. Plichten van de gemeente
   Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
   Asendo is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Asendo verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of inter nationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG).

Asendo heeft een tweetal aandachtsfunctionarissen aangesteld.
De taken van de FG zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en desgewenst optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van Asendo overneemt. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst met de FG besproken, voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het periodiek toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen op het gebied van privacy.
Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Asendo via: [email protected].

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben.

Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Asendo dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP.

Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal.

Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als Asendo een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen.
Deze zal via de klachtenregeling ([email protected]) van Asendo worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het Bestuur.

Disclaimer
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.

Aanpassingen privacy statement

Wij kunnen dit privacy statement aanpassen. Het meest actuele privacy statement is altijd via onze website te raadplegen.